Aug 19, 2015

知らず知らずのうちに送ってる「ぶしつけメール」

bushitukemail

現代社会においてコミュニケションの手法も多様化し、会うことが少なくなるどころか電話で会話する事すら少なくなり、メールでのやりとりが急激に多くなってきました。(メールから更にLINEなどを使ってなんて事も少なくありませんね)

朝出勤するとまずメールチェックと返信などのやりとりで「それだけで午前中終わってしまう!」なんて人も多いのでは無いでしょうか。(私たちの業界では結構当たり前の話ですが。笑)

これだけ「活字頼み」になっている最近のビジネスシーンなので、この「活字が相手に与える印象」は軽視するべきでは無い項目になって来ています。
外部支援先企業さんとのやりとりや業者さんとの業務のやりとりで「ぶしつけメール」が非常に増えています。

活字と音声の大きな違いは、活字には感情移入が出来ないため発信側の意思やニュアンスは伝わりにくく、受け手側の心理状態で解釈されるという事です。
つまり、発信側は特に失礼な言い方をしたわけでも無いし、横柄な言い方をしたわけでもないのに相手の解釈次第で印象を悪くするケースも少なくないのです。
一つの簡単な例で言うと、
あるお客様から、余分な仕事や作業のお願いのメールが届いたとします。
それに対して、「了解しました」「わかりました」などの簡単な返事を出したとします。
返事をした側は、特に不機嫌な訳でもなく、そのまま受けました的な返事を出した訳ですが、その返事を貰った側の心理状態を考えて見ると、余分なお願いや仕事の依頼をしてしまって申し訳ない。。。という心理状態の中で、いきなり「わかりました」的な返事がくれば、なにか機嫌を損ねたような印象を持ってしまう場合もありますよね。

活字でのコミュニケーションは、相手に自分の感情やニュアンスを伝えにくいものでもある一方で逆に言葉の使い方一つで、その人の気遣いや普段の考え方、謙虚であるか無いか、感謝の気持ちがあるか無いか、物事の捉え方などを垣間見ることも出きてしまいます。(その人の本性が見えたりします)

私は、メールでやりとりをする際に伝えたい事を整理しながらタイプし、もう一度それを読み返します。
そして、最後に相手側の気持になって再度読み返し、解釈を誤解されやすい部分は修正を加えます。こうして読み返して見ると、気遣いをもってメール文章をタイプしているつもりでも意外と修正部分は出てくるものです。
どのような言葉で送るのが良いかは、その状況によって異なるので一概には言えませんが、ほんの少し注意を払うだけで、がぜん気持ちの良いメールになるのではないでしょうか?

そしてもう一つ忘れてはならないことがあります。
メールを受け取ったかどうか、何も言ってこない人がいますが、それもNG。
送ってくれた人の気持ちを考える事が出来る人であれば、可能であればせめて着信の御礼のメールを返信する方が良いと思います。「返事を出さない=相手の気持ちを察していない」と思われても仕方ないですよね。

たかがメール、されどメールです。
活字コミュニケーションを軽視すると、大きな落とし穴があることを認識する必要があるのではないでしょうか?


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